ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑΥΠΗΡΕΣΙΑ ΟΠΣΠΟΡΕΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝΑΝΟΙΚΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΟΠΣΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΟΠΣΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗWEB SERVICESSFC2007-SFC2014ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ ΠΟΡΕΙΑΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΟΠΣ

ΑΡΧΙΚΗ > ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΟΠΣ > Γραφείο Υποστήριξης

Γραφείο Υποστήριξης

1. Γενικά Στοιχεία

Ερώτημα προς την Ειδική Υπηρεσία Ο.Π.Σ. μπορούν να υποβάλλουν τα στελέχη των Ειδικών Υπηρεσιών Διαχείρισης / Ενδιάμεσων Φορέων, αφού συμβουλευθούν για το προς διερεύνηση θέμα, τον προιστάμενό τους ή για τεχνικά ζητήματα το γραφείο ΟΠΣ της Υπηρεσίας τους, στην ακόλουθη ιστοσελίδα.

Το σύστημα καλύπτει τη διαδικασία υποβολής και διεκπεραίωσης ερωτημάτων και αιτημάτων προς την Υπηρεσία Ο.Π.Σ. Τα ερωτήματα καταγράφονται σε βάση δεδομένων, είναι επεξεργάσιμα μέσω διαδικτύου και υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης και στατιστικής ανάλυσής τους.

Το σύστημα υποστηρίζει την υποδοχή αιτημάτων ηλεκτρονικά, την κυκλοφορία του αιτήματος ενδο-υπηρεσιακά ή σε άλλη υπηρεσία και την απάντηση στον χρήστη που υπέβαλε το ερώτημα με αποστολή e-mail. Το σύστημα είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε να μπορεί να υποστηρίξει το σύνολο των εμπλεκόμενων υπηρεσιών. Υπάρχει δηλαδή η δυνατότητα προώθησης ηλεκτρονικά ενός ερωτήματος, που αδυνατεί ή δεν είναι αρμόδια μια υπηρεσία να απαντήσει, προς μια άλλη υπηρεσία, ώστε να προκύψει η καλύτερη δυνατή αντιμετώπιση του ερωτήματος.

2. Σκοπός / Αναγκαιότητα

Η λειτουργία του Γραφείου Υποστήριξης είναι αναγκαία για την:

  • Υποστήριξη της διαδικασίας υποβολής και διεκπεραίωσης ερωτημάτων και αιτημάτων από Ειδικές Υπηρεσίες.
  • Διαμόρφωση έγκυρης απάντησης για κάθε ερώτημα σε καθορισμένο, σύντομο χρόνο και με τυποποιημένο τρόπο.
  • Παρακολούθηση-έλεγχο όλων των σταδίων της διαδικασίας ικανοποίησης ερωτημάτων.
  • Διάχυση της πληροφορίας μέσω Δημοσιοποίησης στο διαδίκτυο των συχνά υποβαλλόμενων ερωτημάτων με τις απαντήσεις τους / προς ενημέρωση όλων των χρηστών των εφαρμογών του ΟΠΣ.

3. Υποβολή ερωτήματος στο Γραφείο Υποστήριξης

Το ερώτημα υποβάλλεται μέσω της ακόλουθης ιστοσελίδας με συμπλήρωση των απαιτούμενων στοιχείων στη σχετική τυποποιημένη οθόνη. Παρακάτω δίνονται συνοπτικές πληροφορίες και οδηγίες για κάθε πεδίο της σχετικής οθόνης:

ΤΙΤΛΟΣ ΠΕΔΙΟΥ

ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ

Τύπος Ερωτήματος*:

Επιλέγεται ένα από τις κατηγορίες
- Πρόβλημα
- Διευκρίνιση
- Αίτημα

Προτεραιότητα Ερωτήματος:

Επιλέγεται μια από τις κατηγορίες:
- Κανονικό
- Επείγον

Κατηγορία Ερωτήματος:

Επιλέγεται με προσοχή η κατηγορία στην οποία ανήκει το ερώτημα (π.χ. Πυρήνας – Δείκτες, Πυρήνας – Φορείς, Ηλεκτρονική Υποβολή, Εγκύκλιοι Οδηγίες κ.λ.π.)

Επιχειρησιακό/Υπηρεσία:

Επιλέγεται η υπηρεσία που ανήκει ο χρήστης που υποβάλει το ερώτημα

Σύστημα (system)*:

Επιλέγεται ένα από τα:
ΟΠΣ ΕΣΠΑ
ΟΠΣ ΚΠΣ
ΟΠΣ-ΤΣ(ΟΠΣ ΤΑΜΕΙΟ ΣΥΝΟΧΗΣ)
ΟΠΣ ΠΔΕ
ΟΠΣ ΙΕ (ΙΔΙΩΤΙΚΕΣ ΕΠΕΝΔΥΣΕΙΣ)
ΟΠΣ ΕΝΙΑΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ
SFC2007
Χωρίς Σύστημα(none)

Κωδικός MIS:

Ο κωδικός MIS που έχει το έργο στο ΟΠΣ (εφόσον το ερώτημα αφορά συγκεκριμένο έργο)

Επώνυμο:

Το επώνυμο του χρήστη που υποβάλλει το ερώτημα

Όνομα:

Το όνομα του χρήστη

Θέση:

Τη θέση του χρήστη στο φορέα

Φορέας*:

Ο φορέας στον οποίον ανήκει ο χρήστης

Διεύθυνση*:

Η ταχυδρομική διεύθυνση του χρήστη

Τηλέφωνο*:

Το τηλέφωνο του χρήστη

Αριθμός FAX:

Ο αριθμός FAX του χρήστη

E-mail*:

Η ηλεκτρονική διεύθυνση του χρήστη (είναι η διεύθυνση στην οποία θα αποσταλεί η απάντηση)

Τίτλος ερώτησης*:

Εισάγεται σύντομος και περιεκτικός τίτλος του ερωτήματος

Κείμενο Ερώτησης*:

Εισάγεται με σαφήνεια το κείμενο του ερωτήματος

(*Τα πεδία με αστερίσκο είναι υποχρεωτικά)

Αν ο χρήστης επιθυμεί να επισυνάψει αρχείο στο ερώτημα μπορεί να πατήσει το πλήκτρο Αναζήτηση…και αφού επιλέξει το αρχείο από τον υπολογιστή του (μέγιστο μέγεθος αρχείου 1ΜΒ) να το επισυνάψει στο ερώτημα.

Τέλος πατώντας το πλήκτρο Εισαγωγή…αποστέλλεται το ερώτημα και παίρνει έναν αριθμό (κωδικός ερωτήματος). Παράλληλα ενημερώνεται ο ερωτών με email για την υποβολή του ερωτήματος και τον αριθμό του. Με αυτό τον αριθμό μπορεί να αναζητηθεί το ερώτημα στην Υπηρεσία Ο.Π.Σ. (στοιχεία Επικοινωνίας: Τηλ. 213 1500301, Fax: 213 1500337, e-mail: sec.ops@mnec.gr)

4. Διαχείριση ερωτήματος

Μετά την αποστολή του ερωτήματος, αυτό παραλαμβάνεται από τον υπεύθυνο του Γραφείου Υποστήριξης της Ειδικής Υπηρεσίας ΟΠΣ, και προωθείται στον υπεύθυνο προς επεξεργασία στέλεχος.

Το στέλεχος, που χρεώνεται το ερώτημα μπορεί:

  • να συντάξει την απάντηση,
  • να ζητήσει την προώθηση του ερωτήματος σε άλλο στέλεχος τις υπηρεσίας ή σε άλλη υπηρεσία
  • Η τελική απάντηση συντάσσεται από το αρμόδιο στέλεχος, με την επισύναψη όταν απαιτείται σχετικών αρχείων και, αφού ελεγχθεί για την ορθότητά της, από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας, ολοκληρώνεται με αποστολή της απάντησης στο υποβάλλοντα το ερώτημα.

Ο υποβάλλων το ερώτημα λαμβάνει την απάντηση μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email).

5. Συχνά ερωτήματα

Εδώ δημοσιεύονται από την Ειδική Υπηρεσία Ο.Π.Σ. τα ερωτήματα που θεωρούνται σημαντικά για την ενημέρωση των στελεχών των Ειδικών Υπηρεσιών.

6. Αναλυτικές οδηγίες

Αναλυτικές οδηγίες για την εφαρμογή του helpdesk μπορείτε να βρείτε εδώ.